Selbstorganisierte Teams haben das Privileg, eigenständig Entscheidungen treffen zu können und diese dann zu vertreten. Wo es allerdings sieben Personen in einem Team gibt, da gibt es mindestens acht unterschiedliche Meinungen. Wie man das Team dabei unterstützen kann, effektiv eine Auswahl aus vielen Alternativen zu treffen, will ich im folgenden beschreiben.
Ein neues Projekt steht an und es gilt, eine passende Technologie auszuwählen, die am besten passt. Was im klassischen Umfeld einer Führungsperson, wie dem Technischen Leiter oder Projektleiter vorbehalten ist, wird im agilen Umfeld dem selbstorganisierten Team überlassen. Die Herausforderung besteht nun darin, dem Team bei der Entscheidungsfindung dahingehend zu helfen, dass sie unterschiedliche Möglichkeiten effektiv dezimieren und einen Konsens finden.
Ich stand vor einiger Zeit vor einer solchen Aufgabe. Das Team hatte ein Duzend Vorschläge evaluiert und sollte sich für einen einzigen entscheiden - und das in maximal einer Stunde. Da eine offene Gesprächsrunde keine Option war, da hier zu lange und oft zu emotional debattiert wird, musste eine Methodik her, welche schnell die Menge an Alternativen reduziert und gleichzeitig eine effektive Diskussion zulässt.
Es gibt also zwei Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen: Erstens soll nicht zu viel Zeit damit vergeudet werden, etwa drei Top-Kandidaten auszuwählen. Zweitens soll niemand mit einer Entscheidung leben müssen, die er persönlich für unpassend hält, für die sich aber die Mehrheit im Team entschieden hat.
Top drei
Zur Eliminierung der vielen Alternativen habe ich mich für eine an das „Magic Estimation“ angelehnte Vorgehensweise entscheiden - man könnte also das Vorgehen auch „Magic Decisions“ nennen. Dabei werden in der Vorbereitungsphase alle Vorschläge auf je ein Post-It oder etwas ähnliches geschrieben und auf der rechten Seite einer Tafel angebracht. Auf der linken Hälfte befindet sich oben ein Post-It mit dem Text „Top“, unten ein weiteres mit dem Text „Flop“. Dies soll den Stellenwert eines Objekts abbilden. Das Team wird nun aufgefordert, unter Beachtung einier Regel, der reihe nach die Post-Its der rechten Seite auf die linke Seite zu bewegen. Die Regeln lauten wie folgt:
- Jeder Teilnehmer darf pro Durchgang entweder nur einen Zettel von rechts nach links bewegen oder den Stellwert eines bereits links angebrachten Zettels um lediglich eine Position nach oben oder unten bewegen.
- Die Durchgänge werden so lange wiederholt, bis die Anordnung der Zettel auf der linken Seite stabil ist.
Im Idealfall hat man damit bereits eine deutich kleinere Auswahl aus allen Alternativen auf der linken Seite im „Top oder Flop“-Bereich und den übrig gebliebenen Großteil auf dem unsortierten Haufen rechts. Das liegt daran, dass bedingt durch die Spielregeln, jeder nur die aus seiner Sicht beste Alternative aus mehreren zu „retten“ und sie gleichzeitig gut zu platzieren versucht. Ferner sind im Idealfall bereits die besten Alternativen oben und die weniger guten weiter unten einsortiert. Man nimmt nun diese unteren Zettel ab und fragt dabei die Gruppe, ob es in Ordnung ist, wenn jeder der abgenommenen Vorschläge aus der Endauswahl ausscheidet. Sollte jemand nicht einverstanden sein, so bleibt der Zettel am Bord. Der unsortierte Haufen auf der rechten Seite kann einfach entfernt werden.
Mit mir nicht
Im zweiten Teil geht es darum, die Zustimmung der Anwesenden zu den verbliebenen Vorschlägen abzufragen. Hierzu wird zuerst eine Skala von eins bis fünf aufgemalt und zusätzlich beschriftet:
- Befürworten
- Zustimmen mit Bedenken
- Geteilte Meinung
- Dagegen, aber der Gruppe folgen
- Blockieren
Die verbliebenen Alternativen werden nun vom Board genommen und herumgereicht. Dabei soll jeder der Teilnehmer auf die Rückseite seinen Zustimmungsgrad notieren (1-5). Am Ende werden die Zettel wieder eingesammelt und zurück ans Board gebracht. Die Zahlen auf der Rückseite werden neben den jeweiligen Vorschlag geschrieben.
Die Auswahl
Die Alternative mit den niedrigsten Zahlen gewinnt. Vorschläge, welche eine „fünf“ enthalten, sollten nicht weiter betrachtet werden, da anscheinend jemand im Team bei diesem Element nicht mitgehen kann. Wie zuvor, wird das Team abermals gefragt, ob es mit dem Sieger einverstanden ist.
Conclusio
Mit diesem, wie ich finde sehr effektivem Verfahren, kann man sehr schnell und ohne größere Diskussionen, eine Auswahl aus vielen Alternativen treffen. Es wird zügig eine kleinere Auswahl getroffen und im letzten Schritt die Zustimmung oder Ablehnung eines jeden Teammitglieds abgefragt. Die Skala der Zustimmung soll hierbei Grabenkämpfe und ein „schwarz - weiß“-Denken verhindern. Wie in der Magie, bedient man sich hier also einiger Tricks. Es sei an dieser Stelle noch kurz gesagt, dass bei Problemen im ersten Teil - ein stabile Ordnung wird nicht erreicht, sondern jeder schiebt seinen eigenen Favoriten nach oben - oder im zweiten Teil - wenn also jeder die anderen Alternativen mit einer „fünf“ blockiert und den persönlichen Favoriten mit einer „eins“ bevorzugt - das Team tiefergehende Probleme hat, welche zuerst angegangen werden müssen. Erst wenn diese gelöst sind, kann das Team als solches Arbeiten und gemeinsam im Konsens Entscheidungen treffen.